Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF?

Do wystawiania i odbioru faktur w KSeF trzeba mieć odpowiednie uprawnienia.

W KSeF faktur nie wystawia „firma”, tylko konkretna osoba z uprawnieniami. W systemie można nadać 3 poziomy uprawnień:

• uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień innym osobom – pozwala zarządzać wszystkimi użytkownikami KSeF w imieniu przedsiębiorcy. Takie uprawnienie ma np. właściciel firmy.
• uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika – umożliwia wystawianie e-faktur w KSeF. Z tego uprawnienia korzystają np. biura rachunkowe i zatrudnieni księgowi.
• uprawnienie do dostępu do faktur (bez możliwości ich wystawiania) – pozwala tylko na przeglądanie i pobieranie faktur z systemu, bez możliwości ich edycji lub wysyłki.

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą najczęściej nie musi składać żadnych dodatkowych zgłoszeń. Wystarczy, że zaloguje się do KSeF – przy użyciu profilu zaufanego albo podpisu kwalifikowanego. Po zalogowaniu automatycznie zyskuje uprawnienie właścicielskie i może nadać uprawnienia np. swojemu pracownikowi, księgowemu czy doradcy.

Spółka lub inny podmiot posiadający NIP może nadać uprawnienia bezpośrednio w KSeF – pod warunkiem, że dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP podmiotu. Jeżeli nie ma dostępu do pieczęci kwalifikowanej, to musi zgłosić pierwszą osobę uprawnioną do działania w systemie KSeF – tj. złożyć w tym celu (elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia bądź na papierze) formularz ZAW-FA (z podpisami wszystkich osób reprezentujących podmiot) do urzędu skarbowego właściwego według miejsca siedziby.

Osoba zgłoszona w ZAW-FA może później samodzielnie nadawać elektronicznie uprawnienia innym osobom – bez konieczności składania kolejnych formularzy.